Удаленные команды в разных часовых поясах: как наладить взаимодействие

Источник: Блог IBS

Работа в удаленном формате для многих специальностей стала уже нормой: она дает возможность нанимать сотрудников, находящихся в самых разных географических точках. Однако из-за разницы во времени и невозможности собраться вместе требуется особая организация рабочего процесса. Как наладить взаимодействие команды, члены которой работают онлайн, без ущерба для производительности и результата?

Преимущества и трудности распределенных команд

Удаленная команда — это не просто группа людей, работающих из дома над конкретной задачей. Это продуманная система, построенная на доверии, прозрачных процессах и правильных инструментах, где руководитель грамотно организует эффективную коммуникацию между всеми членами команды, ставит задачи и контролирует их выполнение.

Среди преимуществ распределенных проектных команд:

  • доступ к талантам, независимо от географии;
  • снижение расходов: работодателю не нужно арендовать офис, работник не тратится на дорогу и обеды;
  • снижение текучки кадров и повышение лояльности: возможность трудиться из любого места — хороший нематериальный бонус для сотрудников, который повышает удовлетворенность работой;
  • гибкость и непрерывность работы: из-за разницы часовых поясов, рабочий процесс может быть практически непрерывным;
  • устойчивость к кризисам: бизнес неуязвим для локальных потрясений, работа продолжается, независимо от чрезвычайных ситуаций, карантина, транспортных коллапсов и прочих форс-мажоров.

При этом в деятельности распределенной команды есть определенные трудности, связанные в том числе с работой в разных часовых поясах:  сложность с коммуникацией, координацией сотрудников, управлением задачами и продуктивностью. В условиях удаленки сложнее отслеживать прогресс членов команды из-за отсутствия непосредственного надзора, что может привести к прокрастинации или перегрузке работников. Кроме того, из-за изоляции у них может возникнуть чувство обособленности, одиночества, что повышает риск выгорания сотрудников.

Создание удаленной команды

Прежде чем создать удаленную команду, нужно определить цели и задачи работы, необходимые специализации (например, дизайнер, бэкенд-разработчик, фронтенд-разработчик), структуру команды и способ синхронизации процессов.

При подборе персонала важно учитывать и hard skills, и soft skills, среди последних самомотивация, дисциплина, ответственность, проактивность (готовность сообщать о выявленных проблемах), хорошие коммуникативные навыки.

Во время интервью с потенциальными сотрудниками важно задавать следующие вопросы: «Как вы организуете свой рабочий день, как идет планирование работы?», «Что вы делаете, если застряли на задаче, а вам не к кому обратиться?», «Как вы обеспечиваете баланс работа-личная жизнь на удаленке?». Тестовое задание покажет технические навыки, а также умение работать самостоятельно и следовать инструкции.

При погружении новичка в работу нужно дать ему доступ ко всем необходимым инструментам, к документации по проектам и процессам, познакомить с командой по видеосвязи, назначить наставника.

Управление распределенной командой

Для преодоления барьеров коммуникации, обеспечения производительности удаленной команды и вовлеченности сотрудников руководителю требуется сочетание технологий, процессов и психологии.

1. График работы сотрудников с учетом часовых поясов.

Важно отрегулировать рабочее время для каждого члена команды, чтобы соблюсти баланс работа-личная жизнь и исключить труд по ненормированному графику, который может привести к профессиональному выгоранию.

График работы сотрудников составляется с учетом их пожеланий и с привязкой к единому часовому поясу. Все данные должны быть в общем доступе, например, в Google Календарь, чтобы в любой момент можно было свериться с ними и не беспокоить коллег в нерабочее время. В случае необходимости можно отправить им сообщения без звука или отложенные.

Разницу во времени нужно учитывать и при планировании сроков проектов и  встреч — общие часы для онлайн-взаимодействия должны быть удобными для всех сотрудников. Сориентироваться помогают виджеты времени с разными часовыми поясами или специальные онлайн-сервисы.

2. Правила коммуникации.

Чтобы процесс взаимодействия был организованным и общедоступным, нужно определить перечень инструментов для удаленных команд, требований к сотрудникам. В едином руководстве прописать, какие каналы связи нужно использовать, для каких целей предназначен каждый из них, к кому и по каким вопросам можно обращаться, как составить обращение, в какой срок будет дан ответ, какие работники обязаны присутствовать на собраниях, что делать в случае технических проблем.

3. Инструменты для удаленных команд.

Использование правильных инструментов может улучшить совместную работу, устранить барьеры коммуникации и держать всех в курсе событий. Для быстрого обмена сообщениями можно использовать Telegram или VK WorkSpace, а программы для видеосвязи TrueConf и Яндекс Телемост позволят устраивать конференции.

Для управления задачамионлайн-сервисы планирования, такие как LeaderTask, «Битрикс24». Эти инструменты помогут членам команды следить за прогрессом, способствуя подотчетности и прозрачности.

А тайм-трекинги Yaware.TimeTracker, CrocoTime, StaffCop, Kickidler и Контур.Тайм позволяют эффективно управлять временем и мониторить продуктивность работников без микроменеджмента. С помощью тайм-трекера можно анализировать привычки и найти области для оптимизации, повышать продуктивность удаленной команды, минимизировав ненужные действия и сосредоточившись на важных задачах, а также точнее оценивать время, необходимое для выполнения работы, и строить реалистичные планы.

4. Грамотное документирование.

Важно собирать всю информацию, нужную команде, в одном месте. Тогда каждый из сотрудников сможет работать максимально автономно, не дожидаясь ответа от коллег из других временных зон, иметь возможность заглянуть в материалы по проекту, узнать статус конкретной задачи и оценить результаты. Для хранения файлов используются Яндекс.Диск, Облако Mail.ru, VK Облако. Информацию о продукте стоит постоянно обновлять и дополнять.

5. Эффективное управление временем.

Нужно поощрять сотрудников определять ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели в соответствии с целями всей онлайн-команды. Для этого применяются критерии SMART: «Конкретный», «Измеримый», «Достижимый», «Релевантный» и «Ограниченный по времени». Постановка четких целей для каждого помогает создать структурированную и целенаправленную рабочую среду.

В случае необходимости можно использовать асинхронные методы работы, в том числе записывать видео встреч для тех, кто не смог в них участвовать.

6. Четкое распределение ролей и обязанностей.

В работе удаленной команды важно, чтобы каждый сотрудник знал свои задачи, сроки выполнения и ожидания. Основные задачи руководителя — обучение сотрудников, организации работы онлайн-команды и налаживание эффективной коммуникации, планирование, распределение задач, контроль выполнения и нагрузки. Остальное — задача и ответственность сотрудников.

Корпоративная культура в онлайн-команде

Корпоративная культура в удаленной команде не менее важна, чем в офисе. Она необходима для поддержания морального духа, создания благоприятной психологической обстановки для сотрудников, работающих в условиях изоляции от коллектива, и профилактики их выгорания. Его признаками становятся постоянная усталость, раздражительность, снижение продуктивности, увеличение количества ошибок и конфликты с коллегами в чатах.

Предотвратить выгорание сотрудников проще, чем его лечить, поэтому лидер команды должен определить стратегию профилактики.

  • Границы рабочего времени. Важно поощрять перерывы, устанавливать границы трудовой деятельности, например, «не работать после 18.00» или «выходные без email».
  • Гибкий график работы — возможность корректировать часы работы под личные нужды, но с обязательными «пересекающимися окнами» для синхронизации процессов.
  • Культура доверия, открытый диалог членов команды. Сотрудники не должны чувствовать себя обособленно, важно, чтобы они были частью команды. Этому  могут способствовать еженедельные видеоконференции, мозговые штурмы, сеансы обратной связи, периодические командные встречи офлайн для живого общения. Все это обеспечивает повышение эффективности совместной работы.
  • Регулярные (например, еженедельные) онлайн-встречи руководителя с каждым сотрудником для обсуждения карьеры, нагрузки, настроения, возможного выгорания.
  • Виртуальные тимбилдинговые мероприятия: онлайн-квизы, игры, совместные просмотры фильмов или кофе-брейки. Такие мероприятия создают связи и поощряют товарищество даже на расстоянии. Можно создать нерабочий канал для неформального общения в мессенджерах, обмена мемами или фото питомцев.
  • Признание и поддержка. Признание индивидуальных и командных достижений повышает мотивацию и чувство принадлежности. Следует публично отмечать усилия и результаты сотрудников. В качестве поощрения можно ввести программы поддержки, такие как скидки на фитнес, подарочные карты, доступ к психологам, дополнительные дни отпуска.

Но конфликты в удаленных командах неизбежны. Как правило, они возникают из-за недопонимания при коммуникации. Например, в чатах невозможно определить тон голоса или увидеть мимику, что может привести к недоразумениям. А из-за разницы во времени, асинхронности могут возникнуть задержки в ответах — в этом случае может появиться ощущение игнорирования. Раздражительность может усиливаться из-за выгорания сотрудников.

Для решения конфликта с коллегой следует в первую очередь приватно выяснить его причину, выслушать оппонента и обсудить ситуацию без перехода на личности, фокусируясь на целях работы. Чтобы решить проблему, можно разработать план действий (например, распределить задачи или изменить дедлайны), задокументировать его и проверить выполнение на следующей встрече. Если ситуация накаляется, к решению конфликтов можно привлекать лидера или медиатора.

Создание удаленной команды — это не модный тренд, а необходимость, удобство и продуманная стратегия в современных реалиях. Это целая система, в которой результаты зависят от слаженности всех элементов: сотрудников, выстроенных процессов с учетом работы в разных часовых поясах, удобных сервисов для совместной работы и поддерживающей корпоративной культуры. Для многих работников такой формат оказывается интереснее и перспективнее, чем сидение в офисе, к тому же позволяет трудиться независимо от географического местоположения.

Следите за новостями компании IBS в соцсетях и блогах
Сайт IBS использует cookie. Это дает нам возможность следить за корректной работой сайта, а также анализировать данные, чтобы развивать наши продукты и сервисы. Оставаясь на сайте и (или) нажимая кнопку «Принять условия», вы соглашаетесь с условиями обработки ваших персональных данных, содержащихся в cookie-файлах. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках вашего браузера.