Работа в удаленном формате для многих специальностей стала уже нормой: она дает возможность нанимать сотрудников, находящихся в самых разных географических точках. Однако из-за разницы во времени и невозможности собраться вместе требуется особая организация рабочего процесса. Как наладить взаимодействие команды, члены которой работают онлайн, без ущерба для производительности и результата?
Удаленная команда — это не просто группа людей, работающих из дома над конкретной задачей. Это продуманная система, построенная на доверии, прозрачных процессах и правильных инструментах, где руководитель грамотно организует эффективную коммуникацию между всеми членами команды, ставит задачи и контролирует их выполнение.
Среди преимуществ распределенных проектных команд:
При этом в деятельности распределенной команды есть определенные трудности, связанные в том числе с работой в разных часовых поясах: сложность с коммуникацией, координацией сотрудников, управлением задачами и продуктивностью. В условиях удаленки сложнее отслеживать прогресс членов команды из-за отсутствия непосредственного надзора, что может привести к прокрастинации или перегрузке работников. Кроме того, из-за изоляции у них может возникнуть чувство обособленности, одиночества, что повышает риск выгорания сотрудников.
Прежде чем создать удаленную команду, нужно определить цели и задачи работы, необходимые специализации (например, дизайнер, бэкенд-разработчик, фронтенд-разработчик), структуру команды и способ синхронизации процессов.
При подборе персонала важно учитывать и hard skills, и soft skills, среди последних самомотивация, дисциплина, ответственность, проактивность (готовность сообщать о выявленных проблемах), хорошие коммуникативные навыки.
Во время интервью с потенциальными сотрудниками важно задавать следующие вопросы: «Как вы организуете свой рабочий день, как идет планирование работы?», «Что вы делаете, если застряли на задаче, а вам не к кому обратиться?», «Как вы обеспечиваете баланс работа-личная жизнь на удаленке?». Тестовое задание покажет технические навыки, а также умение работать самостоятельно и следовать инструкции.
При погружении новичка в работу нужно дать ему доступ ко всем необходимым инструментам, к документации по проектам и процессам, познакомить с командой по видеосвязи, назначить наставника.
Для преодоления барьеров коммуникации, обеспечения производительности удаленной команды и вовлеченности сотрудников руководителю требуется сочетание технологий, процессов и психологии.
1. График работы сотрудников с учетом часовых поясов.
Важно отрегулировать рабочее время для каждого члена команды, чтобы соблюсти баланс работа-личная жизнь и исключить труд по ненормированному графику, который может привести к профессиональному выгоранию.
График работы сотрудников составляется с учетом их пожеланий и с привязкой к единому часовому поясу. Все данные должны быть в общем доступе, например, в Google Календарь, чтобы в любой момент можно было свериться с ними и не беспокоить коллег в нерабочее время. В случае необходимости можно отправить им сообщения без звука или отложенные.
Разницу во времени нужно учитывать и при планировании сроков проектов и встреч — общие часы для онлайн-взаимодействия должны быть удобными для всех сотрудников. Сориентироваться помогают виджеты времени с разными часовыми поясами или специальные онлайн-сервисы.
2. Правила коммуникации.
Чтобы процесс взаимодействия был организованным и общедоступным, нужно определить перечень инструментов для удаленных команд, требований к сотрудникам. В едином руководстве прописать, какие каналы связи нужно использовать, для каких целей предназначен каждый из них, к кому и по каким вопросам можно обращаться, как составить обращение, в какой срок будет дан ответ, какие работники обязаны присутствовать на собраниях, что делать в случае технических проблем.
3. Инструменты для удаленных команд.
Использование правильных инструментов может улучшить совместную работу, устранить барьеры коммуникации и держать всех в курсе событий. Для быстрого обмена сообщениями можно использовать Telegram или VK WorkSpace, а программы для видеосвязи TrueConf и Яндекс Телемост позволят устраивать конференции.
Для управления задачами — онлайн-сервисы планирования, такие как LeaderTask, «Битрикс24». Эти инструменты помогут членам команды следить за прогрессом, способствуя подотчетности и прозрачности.
А тайм-трекинги Yaware.TimeTracker, CrocoTime, StaffCop, Kickidler и Контур.Тайм позволяют эффективно управлять временем и мониторить продуктивность работников без микроменеджмента. С помощью тайм-трекера можно анализировать привычки и найти области для оптимизации, повышать продуктивность удаленной команды, минимизировав ненужные действия и сосредоточившись на важных задачах, а также точнее оценивать время, необходимое для выполнения работы, и строить реалистичные планы.
4. Грамотное документирование.
Важно собирать всю информацию, нужную команде, в одном месте. Тогда каждый из сотрудников сможет работать максимально автономно, не дожидаясь ответа от коллег из других временных зон, иметь возможность заглянуть в материалы по проекту, узнать статус конкретной задачи и оценить результаты. Для хранения файлов используются Яндекс.Диск, Облако Mail.ru, VK Облако. Информацию о продукте стоит постоянно обновлять и дополнять.
5. Эффективное управление временем.
Нужно поощрять сотрудников определять ежедневные, еженедельные и ежемесячные цели в соответствии с целями всей онлайн-команды. Для этого применяются критерии SMART: «Конкретный», «Измеримый», «Достижимый», «Релевантный» и «Ограниченный по времени». Постановка четких целей для каждого помогает создать структурированную и целенаправленную рабочую среду.
В случае необходимости можно использовать асинхронные методы работы, в том числе записывать видео встреч для тех, кто не смог в них участвовать.
6. Четкое распределение ролей и обязанностей.
В работе удаленной команды важно, чтобы каждый сотрудник знал свои задачи, сроки выполнения и ожидания. Основные задачи руководителя — обучение сотрудников, организации работы онлайн-команды и налаживание эффективной коммуникации, планирование, распределение задач, контроль выполнения и нагрузки. Остальное — задача и ответственность сотрудников.
Корпоративная культура в удаленной команде не менее важна, чем в офисе. Она необходима для поддержания морального духа, создания благоприятной психологической обстановки для сотрудников, работающих в условиях изоляции от коллектива, и профилактики их выгорания. Его признаками становятся постоянная усталость, раздражительность, снижение продуктивности, увеличение количества ошибок и конфликты с коллегами в чатах.
Предотвратить выгорание сотрудников проще, чем его лечить, поэтому лидер команды должен определить стратегию профилактики.
Но конфликты в удаленных командах неизбежны. Как правило, они возникают из-за недопонимания при коммуникации. Например, в чатах невозможно определить тон голоса или увидеть мимику, что может привести к недоразумениям. А из-за разницы во времени, асинхронности могут возникнуть задержки в ответах — в этом случае может появиться ощущение игнорирования. Раздражительность может усиливаться из-за выгорания сотрудников.
Для решения конфликта с коллегой следует в первую очередь приватно выяснить его причину, выслушать оппонента и обсудить ситуацию без перехода на личности, фокусируясь на целях работы. Чтобы решить проблему, можно разработать план действий (например, распределить задачи или изменить дедлайны), задокументировать его и проверить выполнение на следующей встрече. Если ситуация накаляется, к решению конфликтов можно привлекать лидера или медиатора.
Создание удаленной команды — это не модный тренд, а необходимость, удобство и продуманная стратегия в современных реалиях. Это целая система, в которой результаты зависят от слаженности всех элементов: сотрудников, выстроенных процессов с учетом работы в разных часовых поясах, удобных сервисов для совместной работы и поддерживающей корпоративной культуры. Для многих работников такой формат оказывается интереснее и перспективнее, чем сидение в офисе, к тому же позволяет трудиться независимо от географического местоположения.